對每一封郵件執行4D處理

來源：網絡　　發布者：admin　　點擊：5130次　　時間：2019-09-02 09:09:35

   

4D是指四個英文單詞所代表的動作，它們是：行動(Do)，轉發（Delegate），擱置（Defer），刪除（Delete）。這四個動作涵蓋了對任何一封郵件可能執行的動作。這是由美國出版家Michael Hyatt首先提出來的有效方法。

　　企業郵箱

　　行動

　　如果在閱讀后你發現郵件中含有需要由你來完成、并且可以在很短的時間完成的任務，那么你就要立刻有所行動。比如郵件詢問一個簡單的業務問題而你剛好手頭有現成的資料，或者郵件請你安排出下周面試畢業生的時間。回復一個答案，在日歷中創建一個新的會議，這些都可以在幾分鐘內完成。這種情況下你沒有理由做任何拖延。

　　在這一點上，GTD工作法的創始人大衛·艾倫（David Allen）提出過一個著名的“2分鐘法則”，即任何在2分鐘內可以完成的事情，都應該立刻著手去做。這是因為對2分鐘的事情所作的任何判斷、歸納、計劃所花的時間都會大于完成它所花的時間，因此除了立刻去做，沒有更為有效的方式。大衛甚至自豪的宣布自己為了對2分鐘有更準確的概念，曾經一度秒表不離身，準確地記錄下那些小事情所花的時間。

　　我們顯然沒有必要做到那么極端，1分59秒的事情就立刻動手，2分1秒的事情就束之高閣。但是大衛的道理是說得通的，值得我們在處理電子郵件時借鑒。

　　轉發

　　如果你發現郵件中提到的工作可以轉交給更適合的人，或者可以以更低成本完成的人，則要盡量將任務布置下去。比如審計中經常會遇到核對數字的工作。這件事情一個注冊會計師并不能比一個實習生做的更好，但注冊會計師的時間成本卻往往是實習生的數倍。這樣的工作，就需要合理的轉交給初級別的員工來完成。以解放出高級別員工的時間來作只能由他們完成的任務。

　　這種情況下，你也要立刻行動，在原郵件中加入對任務的說明、要求等，同時附上執行任務的人會需要用到的各種信息，告知其尋求幫助的方式，然后轉發給適合這項工作的人。在轉發的同時，也要記得通過抄送或單獨得郵件通知原發件人這件事情已經被轉交給他人處理。

　　對“行動”和“轉發”兩類郵件處理后，可以把需要備案的原始郵件存入“已處理郵件”文件夾，剩余的則可以刪除。

　　企業郵箱

　　擱置

　　當郵件中提到的工作必須由你來做，但顯然無法在短時間內完成的情況下，把它們暫時擱置起來，放入一個叫做“擱置”的單獨文件夾，是使收件箱保持清空的好辦法。　　

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